LE QUARANTIEME ANNIVERSAIRE OU LES PROUESSES DE NOS HOTES.
Nous désirions réaliser un événement exceptionnel pour célébrer avec éclat les 40 années du Columbia Business Club France.
Nos membres sont les anciens élèves, M.B.A.et autres diplômes, de la Business School de Columbia University à New York, l’une des plus anciennes et plus réputées des universités outre atlantique.
Il s’agissait d’attirer pour cet évènement une population exigeante, toujours précise et pressée, centrée sur l’essentiel et l’efficacité.
Avec l’appui des dirigeants de Chateauform renforcé par l’assistance logistique de l’équipe parisienne et de plusieurs personnalités parmi nos anciens, nous avons alors élaboré nos choix.
En quelques mots, notre événement devait entre autres:
• Avoir un caractère innovant,
• Avoir un contenu professionnel et/ou intellectuel indiscutable par son apport,
• Avoir un caractère attractif, par les thèmes ou activités,
• Etre lié à notre passé universitaire commun,
• Intéresser une population de 30 à plus de 65 ans et aux activités différentes,
• Renforcer par la même notre appartenance
• S’adapter à la disponibilité de nos membres.
L’important était donc à la fois de concevoir l’événement, d’en apprécier la faisabilité, d’ajuster les modalités de réalisation en respectant nos objectifs.
Rappelons pour situer le contexte, que notre association regroupe environ 800 membres de droit dont une partie vit hors de France ou ne sont pas actifs cotisants.
C’est ainsi, par un travail d’échange interactif avec notre comité et Chateauform, que s’est alors préparé, conçu, adapté et réalisé notre évènement.
Nous avons donc, par un matin de juin, débuté notre ” Journée au Campus”
Du matin, après les quelque minutes de speechs introductifs, jusqu’au cocktail de clôture le soir, chacun selon ses choix et sa disponibilité, participait à l’un des 5 ou 6 thèmes proposés simultanément cinq fois dans la journée.
Nous eûmes une centaine de participants, une vingtaine d’intervenants extérieurs, et une quinzaine d’ intervenants parmi nos membres soit près de 130 personnes .
Nous avons accueilli quelques prestigieux invités tel que Monsieur Antoine WEIL et des professionnels ou experts renommés qui nous ont permis de partager leur compétences et cultures.
Ainsi tout comme sur un campus universitaire, chacun de nos membres ou de ses invités pouvait suivre 5 thèmes différents ou n’être présent qu’une partie de journée. Ni règle ni contrainte.
Pour ce faire nous avions donc de vrais exigences et impératifs opérationnels.
Le premier choix, de principe, fut « Chateauform City ». Ces deux hôtels particuliers, un peu mythiques répondaient à la première règle : « l’emplacement ». Ils répondaient également aux nécessités techniques indispensables, et permettaient d’utiliser de façon intensive la palette des outils électroniques ” image & son” tout autant qu’assurer le simple débat oral grâce à la qualité acoustique.
Ils permettaient également de faire face à l’impondérable imposé par notre nombre et l’imprévisibilité des présences réelles. La flexibilité étant le maître mot, nous avions alors par les équipements disponibles et la réactivité de l’équipe, la possibilité d’ajuster l’espace occupé, le nombre et le choix de salles, et de pouvoir en quelques minutes – si nécessaire – modifier la répartition et les affectations.
Une des conditions clés de la réussite de cet évènement a été de pouvoir faire appel simltanément à l’ensemble des ressources humaines et techniques à notre disposition, ce qui fut possible par la privatisation de la totalité de l’un des hôtels particuliers celui place Rio de Janeiro.
De l’accueil matinal, par les hôtesses, qui ont pris en charge avec charme et diligence participants et intervenants, au cocktail final, la logistique hôtelière fut irréprochable. Une étoile méritée pour le chef et son équipe qui ont tout au long de la journée contribué au bien être des participants et préparé le repas convivial de midi, avec le talent souvent le plus difficile, celui de la simplicité.
La recette était de grande qualité, l’implication de l’équipe de Chateauform un point essentiel et la flexibilité logistique un élément indispensable.La contribution de Chateauform à la conception même de cet évènement en a facilité la réalisation .
Merci à tous
Jean-Yves Rostoker
Président
Columbia Business Club France